公共管理论文：档案馆现行档案的全宗排放[1]

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随着大量现行档案移交进各级各类档案馆，全宗排放工作中反映出的问题日益突出，因为全宗排放得是否科学，直接关系到工作效率的高低，基础工作的好坏，直接体现了档案馆的管理工作水平。

一、档案馆现行档案全宗排放的现状和所面临的问题

目前，对于全宗如何排放，可以说是普遍地令各级各类档案馆头疼的问题。许多档案馆现行档案全宗的排列，都是按照传统的做法，即凭经验在每一个全宗之后预留出位置，为以后接收档案而用。这一做法，在馆藏数量较少的时期曾经起到了一定作用，但是随着现行档案的不断移交进馆，馆藏数量的不断增加，它也就产生了某些弊端，其主要体现在以下两方面：

１进馆档案全宗的无序状态，导致全宗排放工作的被动性。在实际工作中，接收档案进馆通常不是按照档案馆的全宗排放顺序进行的，而是具有很大的随机性。进馆档案无论从内容，还是数量上都有可能与我们先前的经验判断相距甚远，因而预留位置不很准确。时常是一个全宗的新进馆档案，挤占了相邻全宗的位置，这样就不得不忙于部分全宗的重新排放，因而打乱了整个的工作安排，并且造成了大量的重复无效劳动。

２每个全宗后所预留位置的不科学，造成了管理工作的不稳定性和库房资源的巨大浪费。采用传统做法所预留的位置，往往是通过经验的判断，“一厢情愿”，估计而已。一个立档单位的档案无论从内容、数量还是特征上都会随着社会环境的变化而变化，但我们对其所预留的位置却没有改变，因此造成了管理工作的不稳定性和库房资源的闲置浪费。比如，当预留位置不足时，为了避免整个档案库房“大搬家”，通常是“见缝插针”或调整相邻全宗的档案，这样就会使档案拥挤不堪、取放不便，或者重新调整全宗位置，造成人力、物力的浪费和管理上的不稳定性。实际工作中存在这样一种情况：全宗之间会由于预留位置的不准确，使一些空间成为“嚼之无味，弃之可惜”的“鸡肋”。它所造成的浪费是惊人的，我们不妨做一个推测就足以证明这一点：如果每个全宗后留有３０厘米的长度弃之不用，那么１００个全宗之间将会有３０００厘米的空间不能存放档案，这些地方如果充分利用，那么可存放１厘米厚度档案３０００卷。这还没有考虑其它因素，单单是装具的浪费就是很可观的。

以上这些问题，造成了管理工作的被动与混乱：档案的经常性搬动，增加了对档案的磨损，不利于保证档案的完整与安全，而且也会打乱某些全宗的顺序，破坏了原有的系统，这对于还没有完全实现计算机管理的档案馆，造成了管理工作的被动，不利于档案的提供利用。随着时间的推移与机构改革的实施，近几年将是档案接收进馆的高潮，许多档案要分批进馆，预留位置一旦不科学，将会使档案管理工作整日围着“预留位置”转，造成大量的重复性劳动，使管理工作处于一种“拆东墙补西墙”的被动局面。

二、如何做好档案馆现行档案全宗的排放

１要正确理解档案管理工作中的“全宗理论”问题。我认为“保持全宗的完整性、不可分散性”对于收集工作来讲是绝对的，这就是要切实保证“一个机关的全部档案”，“应统一向一个档案馆移交”，“进馆档案应保持全宗的完整性”不能随意分散。在档案的管理工作中坚持全宗理论原则，往往存在一定的误区，即将收集工作中的“全宗不可分散性”与在档案管理工作中“全宗管理原则”完全等同起来，认为一个全宗档案的排放是不可分割的，必须集中排列到一起。其实这一观点从长远的角度看是不可能做到的。对于任何事物和理论都要辩证地来看，在档案工作中贯彻全宗理论时也要避免犯“绝对主义”的错误。正确的做法是，以全宗理论为大前提，但可以根据工作中出现的实际情况而做相应的变动。所以，我认为，在档案管理中全宗档案的不可分散性只是一个相对的不可分散，也就是说，一个全宗的档案可以按目录或时期分别存放，而并不强求必须集中存放在一起。
２对需要向档案馆移交档案的单位进行调查研究。对立档单位的调查研究，是做好全宗科学排放的重要前提。因此，各级各类档案馆应从本馆的性质综合性或专门性　和职责范围出发，调查研究本馆应接收范围内的所有国家机构、社会组织和个人的职能、任务及其形成档案的内容、种类、价值，以及现存档案的数量、整理、保管等情况，科学地确定应移交档案的单位并编制出进馆全宗名册，以便统筹安排进馆档案的范围、时间和数量，为全宗的科学排放奠定基础。具体地说主要做好以下几方面的工作：

１　对立档单位中符合进馆年限准备移交进馆的档案进行调查研究。对这部分档案情况进行摸底调查，是我们首先要做的工作，因为我们掌握了这部分档案的基本情况，就可以迅速结合馆藏现状制定出接收方案，做好准备工作，增强工作的主动性。

２　对未到进馆年限的档案进行调查研究。主要是调查这部分档案整理的原基础、鉴定的方法和质量、档案的数量与成分、需要进馆的档案有多少，做到心公共管理论文